Neste artigo, exploraremos a área interna das faturas e dos contratos, compreendendo melhor os campos internos, os status e a forma de visualização, entre outros aspectos.
Faturas
Ao acessar a tela “Vendas > Fatura”, você terá uma visão completa de todas as negociações registradas no sistema. É importante destacar que as faturas geradas a partir de um contrato também são exibidas nessa tela.
Entendendo os Status das Faturas
Antes de visualizar uma fatura em detalhes, é essencial compreender seus diferentes status.
Área Interna da Fatura
Após conhecer os status das faturas, podemos acessá-las para analisá-las internamente. Para isso, basta clicar sobre a fatura desejada.
Ao acessar a fatura, a tela exibida apresenta informações essenciais para o controle e acompanhamento da negociação. São elas:
- Código: Identificação única da fatura dentro do sistema, permitindo um controle interno eficaz.
- Pessoa: Nome do cliente com quem a negociação foi realizada.
- Estado: Status atual da fatura, indicando sua situação no processo financeiro.
- Data de Referência: Data associada à fatura, utilizada como base para registros e acompanhamento.
- Próximo Vencimento: Data prevista para o pagamento, gerada após a negociação financeira.
- Valor Total: Quantia total a ser cobrada referente à fatura.
- Itens: São os produtos e serviços que compõe à fatura.
Contas a receber
Nesta janela será exibida a cobrança correspondente à forma de pagamento escolhida, seja ela Pix, boleto ou cartão de crédito.
As opções de pagamento disponíveis podem variar conforme o serviço contratado pela sua empresa.
Caso necessário, é possível negociar formas de pagamento diferentes, permitindo ao cliente dividir o valor entre múltiplas opções. Por exemplo, parte do montante pode ser quitada em dinheiro, enquanto o restante pode ser pago via boleto.
Essa flexibilidade torna o processo mais acessível e conveniente para o cliente, facilitando o pagamento e melhorando a experiência financeira.
Documentos
Esta janela será destinada ao controle administrativo da empresa, permitindo o anexo de comprovantes de pagamento, recibos e outros documentos relevantes. Esses arquivos poderão auxiliar na conferência financeira, garantindo mais organização e transparência nos registros.
Além disso, essa funcionalidade pode facilitar auditorias internas e a resolução de possíveis divergências, proporcionando uma gestão mais eficiente dos dados financeiros.
Notas Fiscais
Quando o sistema identifica que o pagamento foi realizado, e sua empresa solicitou ao Recash o serviço de emissão de notas fiscais, a plataforma automaticamente coleta os dados do cliente envolvido na negociação e os encaminha para a emissão da nota fiscal.
Se todas as informações do cliente estiverem corretas, o arquivo da Nota Fiscal será gerado em poucos minutos e enviado tanto para o sistema quanto para o e-mail do cliente, tornando o processo mais ágil e eficiente para sua empresa.
Detalhes
Dentro do campo “Detalhes“, há uma funcionalidade essencial que permite acompanhar o envio de e-mails para o cliente. Essa comunicação é configurada por meio da régua de cobrança, garantindo que o cliente receba lembretes e notificações de forma organizada e eficiente.
Por padrão, o envio dos e-mails segue um cronograma bem estruturado, pensado para manter o cliente informado e minimizar possíveis atrasos no pagamento. Os e-mails são enviados nos seguintes períodos:
- 10 dias antes do vencimento – Um aviso antecipado para que o cliente se prepare e organize o pagamento dentro do prazo.
- 5 dias antes do vencimento – Um lembrete adicional reforçando a proximidade do vencimento da cobrança.
- No dia do vencimento – Notificação importante alertando sobre a necessidade de realizar o pagamento naquele dia.
- 5 dias após o vencimento – Primeiro aviso de atraso, lembrando o cliente sobre a pendência e possíveis consequências do não pagamento.
- 10 dias após o vencimento – Última tentativa de contato antes de outras medidas serem tomadas para regularização.
Todos esses e-mails são disparados automaticamente pelo sistema, proporcionando praticidade e eficiência na gestão das cobranças. Além disso, o usuário pode acompanhar cada envio no campo “E-mails“, localizado dentro da aba “Detalhes“, garantindo total transparência e controle sobre as comunicações enviadas ao cliente.
